年初和新单位的建账方法

年初和新单位的建账方法

一、年初建账的基本方法

实际工作中，并不是单位所有的账簿都需要重新建立。单位哪些账簿需要重建或更换，哪些账簿不用重建，可以继续使用，存在一定规律。

1、年初，新建账簿主要有：

（1）总账；

（2）日记账。日记账包括现金日记账和银行存款日记账等；

（3）三栏式明细账。如，实收资本明细账、短期借款明细账、长期借款明细账、资本公积明细账等；

（4）收入、费用（损益类）明细账。

上述账簿必须每年更换一次，也就是在年初重新建账。建账方法为：

（1）总账：根据所开账户往年登记经济业务量的大小，保留足够数量用以登记经济业务的页码，逐一开设账户，建立新账。对于所开账户，将上年该账户的余额，直接抄入新账户所开第一页的首行，也就是直接“过账”。同时，在摘要栏内注明“上年结转”或“年初余额”字样，不必填制记账凭证。所开账户较多的单位，在所开各个账户首页的上面贴上“口取纸”，注明所开账户名称（会计科目），便于使用者翻阅。

（2）日记账：将现金日记账和银行存款日记账上年末的期末余额作为本年期初余额直接登记在新账的首页第一行。“日期”栏内，写上“1月1日”；“摘要”栏内写上“上年结转”或“期初余额”字样；将现金实有数或上年末银行存款账面数填在“余额”栏内。与建新总账一样，也不必填制记账凭证。

（3）三栏式明细账：对于这类账簿，上年末结出余额，本年按明细项目建账。在账页相应栏次如“日期”、“摘要”、“借或贷”及“余额”等的空白第一行里分别填上：“1月1日”、“上年结转”、“借（或贷）”、“金额”等。三栏式明细账账簿明细项目较多的单位，应在所开各个明细账户首页的上面贴上“口取纸”，注明所开明细账户名称（明细会计科目），便于使用者翻阅。

（4）收入、费用明细账：对于该类账簿，各单位可以根据单位实际经济业务情况开设。收入、支出（费用）业务较多的单位，可分别开设“收入明细账”和“支出明细账”（或“费用明细账”）等。对于一些某项收入或费用较多的单位，也可以对某项收入或费用单设账簿。如，“营业收入明细账”、“管理费用明细账”，“制造费用明细账”等各种损益类账簿。收入费用明细账账簿明细项目较多的单位，也应在所开各个明细账户首页的上面贴上“口取纸”，注明所开明细账户名称（明细会计科目），便于使用者翻阅。

2、跨年使用的账簿有：

（1）卡片式账簿。如，固定资产卡片等；

（2）数量金额式明细账。如，仓库保管员登记的数量金额式材料明细账、库存商品明细账等；

（3）备查账。如，租入固定资产备查账，受托加工材料物资备查账等。这些账簿主要记录跨年租赁业务或受托加工业务的会计信息，为便于管理，该类账簿可以连续使用；

（4）债权债务明细账（也称为往来明细账）。一些单位债权债务较多，如果更换一次新账，抄写一遍的工作量较大，可以跨年使用，不必每年更换。但是，如果债权债务尚未结算的部分较少，单位应及时将未结算的债权债务转入下年新设“债权债务明细账”中。

3、编制财务会计报告：单位在没有营业活动之前，不存在纳税申报问题。同时，投资者和债权人一般对投资情况及财务状况比较了解。因此，单位在这个时候，不论筹建活动长短，一般不编制财务会计报告。会计人员主要是根据会计凭证编制试算平衡表，来进行验证发生额及余额是否平衡。如果借贷不平衡，就可以肯定账户记录出现了差错，应采用一定方法进一步查明原因。及时予以纠正。

另外，国有大型企业或国有大型事业单位在筹建期间，可能设置基本建设会计职能部门。存在基本建设会计的国有单位应按照基本建设会计制度建账，并定期编制基本建设单位财务报告。

二、新建单位建账的方法

新建单位建账的时间是单位会计人员走马上任的时间，它不一定是在年初。财务会计部门建账时，并没有上下年结转之类的会计处理业务。它是把企业筹建过程发生的经济业务不断反映在账簿之中，并在单位有了业务活动或收入后，才转为单位正常会计核算方式的。因此，新建单位的建账过程分为两个阶段：一是筹建阶段的建账，二是转为营业阶段（开展业务活动阶段）的建账。

1、单位筹建阶段的建账：单位筹建阶段与营业阶段的业务在时间上是能够分清的。但是，在实际工作中，这些业务往往混在一起。这主要是因为，实际工作中，会计人员的上岗与单位筹建不能同步。特别是中小企业，等到单位筹建到一定阶段，管理人员才聘请会计专业人员进行会计核算活动，才想到把有关的原始凭证转到会计人员手里，要求建账。

由于单位筹建一般要经过投资（通过中介机构验资）、取得资质（取得监管部门批准营业许可证书，如图书经销公司要取得图书发行许可证、饭店要取得卫生许可证书等）、申请营业执照（到工商行政管理部门办理）、申请组织机构代码（到技术监督局申请组织机构代码）、取得税务登记证（到国税局或地税局办理）、银行开户等诸步骤，单位会计人员基本上也是围绕上述活动建账和进行会计核算。对于新建单位建账，主要有以下几个步骤：

（1）审核原始凭证，并按其发生时间的先后顺序整理。单位取得或填制的原始凭证经过单位负责人和相关领导审核无误后，全部转到财会部门。会计人员应将这些原始凭证按取得或填制时间整理排队，根据单位业务量大小，选择记账凭证。业务量大的单位，根据原始凭证按定向经济业务分类，分别按收款凭证、付款凭证和转账凭证编制记账凭证；业务量少的单位，可以不分经济业务类型，只编制记账凭证即可。

（2）购买账簿并建账。目前，一些地方实行账簿监管。对于实行账簿监管的地方，单位要到财政部门指定单位购买账簿，并登记备案。对于单位建账，应分别手工建账和会计电算化建账两种情况：

①手工建账：手工建账时，单位应先根据审核无误的原始凭证填制记账凭证，然后根据记账凭证涉及的会计科目在总账账簿中开设账户。由于在单位筹建阶段没有营业活动，或甚少发生业务收入。

因此，如果单位属于企业，则企业应将发生的不形成财产价值的费用、支出，计入“长期待摊费用”账户，不开设“管理费用”、“财务费用”等期间费用账户。其他总账账户，可根据经济业务发生情况预设账户，留足一定数量的总账账页。同时，根据记账凭证涉及的明细账户，在活页账账簿里，分别具体情况，开设明细账户。由于明细账账簿是活页的，可以随时抽换，所以，开设明细账时，应根据实际发生经济业务在明细账账簿里开设。

②会计电算化建账：与手工建账不同。在实际工作中，应该熟悉原始凭证后先建账（包括所建总账和明细账），后编制记账凭证。否则，会计人员无法在菜单（计算机给出的记账凭证）里填制会计科目（尤其是明细科目）。

2、单位转为（发生）正常业务活动时的建账：单位办齐有关证件，才能发生经营收入（或事业收入），才能开发票（事业单位开具“收据”）收款。单位有了正常的经营收入（事业收入）后的当月，按照会计制度，企业应将“长期待摊费用”账户归集的费用一次转入“管理费用”账户。同时，企业应建立“财务费用”账户和“销售费用”（小企业建“营业费用”）账户。当然，企业是否将“管理费用”账户、“财务费用”账户和“销售费用”账户都全部建齐，应根据单位性质、发生经济业务情况而定。

如，小型商品流通企业可以不设置“管理费用”账户，而将“管理费用”账户并入“营业费用”账户核算；小型制造企业也可以不设置“生产成本”账户和“制造费用”账户，而把二者合并成一个账户。

3、编制财务会计报告：单位有了营业活动后，不论是否盈利，都要按月编制财务会计报告，进行纳税申报。因此，月末，会计人员应根据会计凭证编制试算平衡表，验证帐户发生额及余额是否平衡。在此基础上，编制财务会计报告，进行正常的会计核算活动。