总账与明细账的关系及其平行登记

所谓总账，是指按总账科目开设的账户，对总账科目的经济内容进行总括的核算，提供总括性经济指标；所谓明细账，是按照明细科目开设的账户，对总分类账的经济内容进行明细分类核算，提供具体而详细的核算资料。总分类账和明细分类账是既有内在联系，又有区别的两类账户。
    学习总账与明细账我们需要从以下三个方面加以把握。
    （一）总分类账户与明细分类账户的内在联系有以下两点：
    1．二者所反映的经济业务内容相同，如“材料”总账账户与其所属的“原材料”、“辅助材料”等明细账户都是用以反映材料的收发及结存业务的；
    2．登记账薄的原始依据相同，登记总分类账户与登记明细分类账户的记账凭证和原始凭证是相同的。
    （二）总分类账户与明细分类账的区别
    总分类账户与明细分类账户的区别主要表现在以下两个方面：
    1．二者反映经济内容的详细程度不一样。总账反映资金增减变化的总括情况，提供总括资料；明细账反映资金动动的详细情况，提供某一方面的详细资料；有些明细账还可以提供实物量指标和劳动量指标。
    2．二者的作用不同。总账提供的经济指标，是明细账资料的综合，对所属明细账起着统驭作用；明细账是对有关总账的补充。起着详细说明的作用。
    （三）总分类账与明细分类账的平行登记
    为了使总分类账与其所属的明细分类账之间能到统驭与补充的作用，便于账户核对，并确保核算资料的正确、完整，必须采用平行登记的方法，在总分类账及其所属的明细分类账中进行记录。平行登记是指经济业务发生后，根据会计凭证一方面要登记有关的总分类账户，另一方面要登记该总分类账所属的各有关明细分类账户。
    总分类账与明细分类账的平行登记要点如下：
    1．对于需要提供其详细指标的每一项经济业务，应根据审核无误后的记账凭证，记入总分类账户的同时，记入同期总分类账户所属的有关各明细分类账户。
    这里所指的同期是指在同一会计期间，而并非同一时点，因为明细账一般根据记账凭证及其所属的原始凭证进行登记的。而总分类账的登记则由于所采用的会计核算组织程序不同，登记可能在前也可能在后。
    2．登记总分类账及其所属明细分类账的方向应该相同。
    这里所指的方向，是指所体现的变动方向，而并非是指账户的借方或贷方。一般情况下，总分类账及其所属的明细分类账都按借方、贷方和余额设专栏登记，这时，在总分类账与其所属明细分类账中的记账方向是相同的， 如存货账户和债仅、债务结算账户都是属于这种情况。但也有一些明细分类账户，则是按照组成项目设多栏记录，采用多栏式明细账格式。在这种情况下，对于某项需要冲减有关组成项目额的事项，只能用红字记入其相反的记账方向，这样就和总分类账中的记账方向不同。比如说“财务费用”账户按其组成项目设置借方多栏式明细账，发生需冲减利息费用的存款利息收入时，总账应该记入“财务费用”账户的贷方，而其明细账则是以红数字记入“财务费用”账户借方的利息费用项目中，以其净发生额来反映利息支出情况。这时，在总分类账及其所属的明细分类账中，就不可能按相同的记账方向进行登记，而只能以相同的变动方向进行登记。
    3．记入总分类账户的金额与记入其所属的各明细分类账户的金额相等总分类账户提供总括指标，明细分类账户提供总分类账户所记内容的具体指标，所以，记入总分类账的金额与记入其所属各明细分类账户的金额相等。但这种金额相等只表明其数量关系，而不一定都是借方发生额相等和贷方发生额相等的关系。例如以上举例中的“财务费用”账户的明细账，采用多栏式明，本月既有存款利息收入，也有贷款利息支出，“财务费用”总分类账户的贷方发生额与明细账的贷方发生额就不一致，但作为抵减利息支出的利息收入数额是相等的。
    根据以上三个方面的介绍，我们可以将总分账与其所属明细分类账平行登记的要点归纳为：依据相同，方向一致，金额相等。

    在会计核算工作中，可以利用平行登记的关系，检查账目记录正确性。对于总账与明细分类账的平行登记，同学们可以看教材186页的例题，这个例题表明某单位某年度5月份材料及其所属明细账户的登记，这个企业设有总账科目“材料”，所以就设有“材料”总分类账。同时，它的“材料”有甲乙两种“材料”。又根据甲材料和乙材料分别设置了明细账并采用数量金额式。
    教材186页表7-16是它的总分类账户，教材187页表7-17是甲材料明细账，表7-18是乙材料明细账。他所发生的经济业务，本月购入甲材料50分斤，每公斤单价100元；购入乙材料20公斤，每公斤单价150元，货款已用银行存款支付，材料已验收入库。他所编制的会计分录：
    借：材料--甲   5000
                乙   3000
    贷：材料采购          8000
    同学们看他登记，这笔会计分录在186页表7-16的总分类账户中登记了借方8000，同时在187页表7-17甲材料明细账中登记了收入数量50，单价1000，金额5000。在表7-18乙材料中登记收入数量20，单价150，金额3000，符合“依据相同、方向一致、金额相等”这个平时登记的要点。
    第二个例题187页
    本月生产产品领用：甲材料40公斤，每公斤单价99元；乙材料10公斤，单价152元。关于发生材料单价的计算，在这里同学们不用详细的去研究，下学期将在财务会中加以学习。
    这个业务我们所编的会计分录见188页：
    借：生产成本    5000