新手学会计—会计账簿

　内容释义

　　会计账簿，简称账簿，是由具有一定格式、相互有联系的若干账页组成的，以会计凭证为依据，用以全面、系统、序时、分类记录各项经济业务的薄记。

　　1.账簿的种类

　　账簿的种类很多，为正确登记账簿，应先对其进行分类，见表3—21。

　　表3-21 账簿的种类

　　2.账簿的内容

　　(1)封面。封面上主要写明账簿的名称和氽业单位的名称，如××总分类账、××明细分类账、××日记账等。

　　(2)扉页。扉页上应附账簿启用和经管人员一览表及账户目录。其格式见表3-22和表3-23 。

　　表3-22 账簿启用和经管人员一览表

　　表3-23 账户目录

　　(3)账页。账页是账簿的主体，用来具体记录经济业务。其格式因记录的经济业务的内容不同而有所区别，但一般都应包括如下内容：账户名称，记账日期栏，记账凭证的种类和号数栏，摘要栏，金额栏，总页次和分户页次等。

　　3.总分类账的设置和登记

　　总账，又称总分类账， 一般采用三栏式(见表3—24)，也可采用双栏式(见表3-25)、棋盘式(见表3-26)。除此之外，还可将各种形式汇总，采用多栏式(如日记总账)。其中，三栏式是总分类账普遍采用的基本格式;双栏式仅适用于期末没有余额的虚账户(收入、费用等暂记性、过渡性账户);棋盘式有利于体现账户间的对应关系，但其账页庞大，工作量也很大，仪适用于业务量少、运用科目少的企业。

　　表3-24 三栏式总分类账

　　表3-25双栏式总分类账

　　表3-26棋盘式总分类账

　　4.日记账的设置和登记

　　日记账的主要作用是按照时间的先后顺序记录经济业务，以保持会计资料的完整性和连续性。设置日记账时首先要确定其种类和数量。在不同的会计核算组织形式下，日记账的具体用途是不同的。如果日记账用作过账媒介(如通用日记账核算形式、日记总账核算形式)，则要求设置一个严密完整的序时账簿体系，包括企业的所有经济业务;如果日记账不用作过账媒介，则不必考虑其体系的完整性，只需设置某些特种日记账即可。通常设置的特种日记账主要包括现金日记账和银行存款日记账，极少数企业还设置销货日记账和购货日记账。

　　现金日记账是专门记录现金收付业务的特种日记账，它一般由出纳人员负责填写。现金日记账既可用作明细账，也可用作过账媒介。对于现金收付业务较多的企业，也可以分别设置现金收入日记账和现金支出日记账，但它们只能是单栏式的日记账(见表3-27、表3-28)。除非企业现金收付业务特别繁多，一般情况下，只设置j栏式的现金日记账(见表3-29)。

　　表3-27现金收入日记账

　　表3-28现金支出日记账

　　表3-29 现金日记账

　　银行存款日记账是用来记录银行存款收付业务的特种日记账。其设计方法与现金日记账基本相同，但须将账簿名称分删改为“银行存款收入日记账”、“银行存款支出日记账”和“银行存款日记账”，并将的两种账账页左上角的科目名称改为“银行存款”。另外，一般还应相应增加每笔存款收支业务所采用的结算方式一栏，以便分类提供数据并据以进行查对、汇总。一般企业也只设置三栏式的银行存款日记账，其基本格式可参照现金日记账，不再赘述。

　　如将日记账用作过账媒介，则必须设置普通日记账，用以记录全部转账业务，逐日逐笔进行登记。普通日记账可以采用两栏式账户，也可以采用金额双栏式账户，后者更为简便易行。

　　5.明细账的设置和登记

　　明细账的情况更为复杂， 一般格式有收发存三栏式(见表3- 30)、借贷余三栏式(见表3-31)、数城金额式(见表3-32).还可根据需要设计成多栏式(见表3-33)。其中，借贷余三栏式适用于一般账户的明细账;数量金额式适用于实物资产的明细账;收发存三栏式只记数量，不记金额，适用于实物资产的保管账;多栏式明细账则是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在账页上设置专栏，主要用于登记明细项目多、借贷方向单一的经济业务，例如，采购、生产以及费用账户的明细账户一般采用贷方多栏式。此外，本年利润的形成和分配类的科目以及“应交税费——应交增值税”等科目，则需采用借贷双方均为多栏式的明细账(如表3-34)。

　　表3-30实物保管账(收发存三栏式)

　　表3- 31 ××明细账(借贷余三栏式)

　　表3-32 ××明细账(数量余额式)

　　表3-33 ××明细账(多栏式)

　　表3- 34 应交增值税明细账

　　6.备查账簿的设置和登记

　　备查账簿的作用是对序时账簿和分类账簿进行补充说明。根据实际需要，其设计方式可以灵活机动、不拘一格。备查账簿的设计主要包括以下几种情况。

　　(1)对于所有权不属于本企业，但暂时由企业使用或代为保管的财产物资，应设计相应的备查账簿，如租入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿、代销商品登记簿等。

　　(2)对同一业务需要进行多方面登记的备查账簿，一般适用于大宗、贵重物资，如固定资产保管登记卡、固定资产使用登记卡等。

　　(3)对于某些出于管理上的需要必须予以反映的事项，应设置备查簿，如经济合同执行情况记录、贷款还款情况记录、重要空白凭证记录等。

　　备查账簿的设计见表3-35、表3-36和表3-37。

　　表3-35 应收票据备查登记簿

　　表3-36租入固定资产登记簿

　　表3-37 委托加工材料登记簿

　　应用实务

　　账簿在使用过程中应妥善保管，账簿的封面颜色在同一年度内应力求统一，逐年更换颜色，便于区别年度。这样，会计人员在找账、查账时就会比较方便。账簿内部应编好记录，建立索引，注意贴上相应数额的印花税票。

　　对于活贞账本，可以用线绳系起来，也可以使用摇夹。下面介绍活页摇夹的使用方法，如图3-3所示：

　　图3-3 活页摇夹的使用方法

　　(l)用摇手插入账簿侧面的孔中，向右旋转，开启摇夹。

　　(2)旋大螺帽，取去簿盖。

　　(3)将账簿活页装入，可随意装用，最多可装300页。

　　(4)复上簿盖，旋上螺帽，再用摇于向左旋转，锁紧摇夹。

　　以上方法的使用可见图中(1)和(2)。活页摇夹的络链条长50毫米，在装入和取出章页的过程中，摇手旋转链条时要注意账页是否轧住链条节头，当账页被轧住时，摇手旋转不动，千万不要强旋，要用于手轻轻摇动链条节头，使章页脱离，然后开启或锁紧摇夹。

　　摇夹使用的特点是比较安全，因为账簿摇紧后，其他人员如果没有专门工具，不容易随意抽取、更换账页，保证账页不易散失;其缺点是成本相对较高。

　　账簿在过了次年后，应装订整齐，对活页账要编好科目目录、页码，用线绳系死，然后贴上封皮，在封皮上要写明账簿的种类、单位、时间，在账簿的脊背上也要写明账簿的种类和时间。

　　对于会计业务量小的公司，其账簿可以不贴口取纸;对于会计业务量大的公司，其账簿上应该贴口取纸，可以根据一级科目或材料大类，按照账页顺序由前往后、自上而下地粘贴。当合起账簿时，全部口取纸应该整齐、均匀，并能够显露出科目名称。不要在账簿上下两侧贴口取纸，而应在右侧粘贴，这样可以保证账簿整齐。存档时，账簿可以戳立放置，以便抽取。