如何做才能让OA系统达到预期效果

你好 OA系统如何重要的话题已经无需讨论了，现在，人们更关心的是，怎么做才能让OA系统达到预期效果。　　这并不是一件很容易的工作，事实上，很多企业投资不菲上马了OA系统，却不知道怎么去用好，使得OA系统的价值远未发挥出来，不但没有达到预期效果，甚至于对OA系统还产生了误解和怀疑。　　在国内领先的OA系统品牌华天动力的项目总监万先生看来，OA系统的使用是一项系统工程，项目失败往往是一系列原因叠加的结果。从项目的生命周期来梳理，企业需要在每一个阶段认真、细致的做好每一项工作，才能确保项目的成功。　　具体包括哪些阶段和哪些工作呢，万先生做了详细的解释：　　1、 预期是什么？　　既然说要达到预期效果，那么首先需要清楚的就是：预期目标是什么？　　这个目标必须是清晰、细致、量化的，而不是笼统、模糊、庞大的。如果说你的目标是提升办公效率，那么就要清楚是提升哪些工作的效率，提升到什么程度；如果说你的目标是规范办公流程，那么就要清楚是规范哪些办公流程，这些流程现存的问题是什么，要如何实现规范和效率的统一；如果说你的目标是实现知识管理，那么就要清楚什么是知识管理，隐形知识怎么管理，显性知识怎么管理，知识管理的体系、文化、目标是什么……需要注意的是，OA系统只是一个管理工具，制定目标时不能太理想化，而要结合企业的实际，制定可行的目标。　　2、 产品要对路　　任何美好的愿望，都要落实在产品上。选对了产品，就是成功的一半，选错了产品，就会绕很多弯路，甚至完全迷路。　　目前市场上的OA系统产品虽然很多，但是成熟、专业的却只有几家而已，包括华天动力、泛微、致远等。这些产品都有自己的特点，有的适合你，有的却并不适合你，企业要根据自己的需求、预算、实力来选择对路的产品，才能在后期的实施、使用、服务等工作中事半功倍。　　3、 实施要讲政治　　OA系统的实施是一项非常讲究方法和策略的工作，最要不得的就是眉毛胡子一把抓，不分轻重缓解，把实施周期搞得很长，弄得人人怨声载道。　　所以项目主管必须设置清晰的阶段目标，先易后难，循序渐进，重点突破，要能够让企业的管理者和员工在最短的时间内了解系统，感受到系统带来的便利性，而不是感到麻烦，为后续使用打好基础。　　4、 软硬兼施的保障　　OA系统实施后，需要企业制定相应的规章制度来保障落实，而不只是口头上的鼓动和约束，也不是发一则通知了事。　　这项制度应该是“软硬兼施”的，对OA系统的主要功能、使用方法、使用规范，以及相关责任人都应该有明确的规定。对好的行为给予奖励，对不遵守规定的行为进行处罚，核心目的在于培养员工使用OA系统办公的习惯和氛围。　　5、 动车效应　　OA系统的使用和动车的运行如出一辙，我们称之为“动车效应”。　　首先，最高管理者就像火车头一样，要带动整个列车的前进，以前有句老话叫“火车跑得快，就靠车头带”。OA系统是否能否用好，最高管理者的带头作用非常关键。　　其次，中层管理者就像车厢之间的动力一样，连接起各个车厢（员工），并为列车增加多重持续动力，让列车跑得更快。　　如果说传统的办公方式就像马车，那么使用OA系统后就像火车，而良好的使用就能达到动车的效果