插入新行后Excel不能自动更新求和公式的解决方法

  有时在Excel中会遇到这种情况，在汇总行设置好SUM求和公式后，又需要添加新的记录。通常，在汇总行的上方插入空行并输入数据后，Excel会自动更新求和公式，参考本站《Excel动态求和一例》一文的方法一。但有时可能会遇到Excel不能自动更新求和公式的情况，例如当数据区域中包含许多空单元格时。下图为几个账户的每日资金变动情况，当插入第13行添加“9月12日”“账户B”的记录时，汇总行并未更新公式，C14单元格的公式仍然是“=SUM(C2:C12)”，Excel在选择C14单元格时还用图标给出了提示。

    这时可用下面的几种方法来解决，以Windows7+Excel213为例。

    方法一：将数据区域转换为表格。

    将区域转换为表格后，可将表格中的数据单独进行分析和管理，Excel2003中称之为“列表”。步骤如下：

    1.删除原区域中的汇总行。

    2.选择数据区域中的某个单元格，选择“插入”选项卡，在“表格”组中单击“表格”，弹出“插入表”对话框，单击“确定”。

    3.在“表格工具-设计”选项卡的“表格样式选项”组中勾选“汇总行”，给表格添加汇总行。

    4.在汇总含的空单元格中选择一种汇总方式，如本例为求和。

    这样，以后在插入新行添加数据后，汇总行中公式的求和范围总能包括新插入的行。

    方法二：将空单元格全部输入数值“0”

    当区域中没有空单元格时，在汇总行的上方插入新行后，Excel会自动更新求和公式，因而可以将全部空单元格都输入数值“0”来解决这个问题，方法是：

    1.选择数据区域，按F5键打开“定位”对话框，单击“定位条件”，在弹出的对话框中选择“空值”后确定。

    2.在编辑栏中输入数值“0”，然后按Ctrl+Enter，在所有选中的空单元格中输入“0”即可。

    方法三：定义名称+公式

    先定义一个名称，然后在求和公式中引用。这个名称所引用的单元格在求和公式所在单元格之上。

    1.选择非第一行的某个单元格，如B13单元格，在“公式”选项卡的“定义的名称”组中单击“定义名称”，在弹出的对话框中对新建的名称进行设置，如本例名称为“Last”，引用位置为所选单元格上方的单元格，且为相对引用，如本例为：

    =Sheet2!B12

    2.修改汇总行单元格中的公式，如B列汇总行的公式为：

    =SUM(INDIRECT("B2"):Last)

    这样，以后插入新行后也能自动将新增的数据纳入求和范围。

    方法四：直接使用公式

    除《Excel动态求和一例》方法二所介绍的公式外，还可以在汇总行使用下面的公式，以B列为例：

    =SUM(INDIRECT("B2:B"&ROW()-1))

    =SUM(OFFSET(B1,,,ROW()-1,))