中小企业实现会计电算化应注意的问题

随着会计电算化产生的快捷、高效日益为众人所知，财务软件也以惊人的速度普及起来。几年前，使用财务软件还是资金雄厚的大企业的专利，而现在，越来越多的中小企业也已紧跟大企业的脚步，开始配置财务软件。值得注意的是，由于中小企业在规模、资金、人力资源、经营方式上与大企业都有很大的区别，所以在实行电算化时也应有自己特殊的考虑。实践也证明，中小企业如果完全模仿大企业的思路和方法实行电算比，往往会出现这样那样的问题。那么，中小企业在实现会计电算化时应注意哪些问题呢？
　　一、应当购买符合自身规模和经营特点的财务软件
　　大型财务软件一般都针对大型企业的需要来设计，因此功能强大、界面华丽，具有相当大的诱惑力。面对精美的说明书和强大的营销手段，中小企业往往产生软件“越大越好”、功能“越多越好”的感觉，因而选择购买大型财务软件。其实，这往往是不明智的。中小企业配置大型财务软件，就好象“小脚穿大鞋”，至少存在以下弊端：
　　1.成本过高。大型软件本身的价格往往是小型软件的几倍甚至几十倍，大型软件要求的硬件配置也比小型软件高，这就导致了很高的购买成本，更重要的是，大型软件投入使用后，维护成本和更新成本也比小软件高得多。实际上，由于中小企业自身的特点和他的固有限制，这些成本许多都花在一些中小企业极少使用或永远都用不上的功能上。
　　2.操作复杂不便，难以发挥实际功效。大软件不仅带来了安装调试上的不必要的冗长和复杂，更带来了日常操作中一些不必要的工作繁琐和延误。另一方面，由于中小企业人力资源的相对不足，也无法顺利使用大软件提供的一些复杂功能，这些都影响了大软件应有功能的有效发挥。
　　3.缺少灵活性。中小企业赖以与大企业竞争的重要优势之一就是其经营的灵活性。由于大型财务软件设计上的标准化和模块化，难以真正符合中小企业的灵活而有特色的经营需要。而设计大型财务软件的大型软件制造商由于把大企业作为既定的服务目标，往往不会专门为中小企业修改和重编软件。由于这些原因的存在，大型财务软件不但难以象给大企业带来高效一样给小企业带来高效，还会影响中小企业的活力，成为中小企业竞争力中的不利因素。
　　二、作好实现电算化的思想准备
　　中小企业实现电算化，不但要在物资上作好准备，也要在思想上作好准备。在某种意义上说，作好思想准备更重要，因为用好软件、让软件发挥最大功效比购买软件要更难做到。
　　作好思想准备，首先应在企业领导层取得有力的支特。高层管理人员的关心和支持是顺利实现电算化的最重要条件。其次，要克服员工之中的抵触情绪。因为电算化不可避免会带来工作中的变革，这意味着许多人将不得不改变其长期以来的工作内容和工作方式。有些人会因为害怕难以胜任工作而深感不安，有些人对新工作很不适应，有些人则害怕自己权威受损或秘密泄露。这都会造成电算化过程中的巨大阻力。要克服这些阻力，最重要的就是要建立通畅的思想沟通机制，开展宣传，认真贯彻管理层实现电算化的决心，并让相关人员真正认识到实现电算化给他们带来的好处，把每个人都变成电算化的倡导者和推进者。
　　强调要在思想上作好准备，是因为中小企业与大企业相比，带有更多的家庭经营和人合企业的特点。要顺利实现会计电算化，仅靠制度的约束是不够的，也要靠人的自觉自愿行动。
　　三、搞好手工会计向会计电算化的转换工作
　　相比大型企业而言，中小企业的会计工作往往是不规范的。因此，在从手工帐向电算化的过渡过程中，作好相关的转换工作是十分重要的。尤其需要强调两方面的工作：一是改进相关会计制度。从手工会计转向电算化时，一般应当对原有企业的财会制度进行修改或者重新制订。由于中小企业人力资源的局限，实行电算化后，从事电算化的人员常常身兼数职。因此，重新考虑设计内部控制制度非常重要。为此，中小企业应当适当地向软件商和相关的咨询机构进行咨询，改进和完善企业的会计制度。二是作好数据的转换工作。无论从存储安全性、取用快捷性上还是从进行相关分析报告的需要上考虑，将历史数据输入新的电算化的会计系统都是十分必要的。而许多中小企业在实际工作中忽视了这一部分工作。作好数据转化工作，首先应当判别原有数据的真实性和有用性，对于因为中小企业原有会计系统缺陷等原因造成的非真实和非相关数据，就没有必要进行数据转化，因为此类数据无益于提高新系统的作用。在进行实际的转化工作时，则应当注意数据的类型、格式和输入的完整性和准确性。
　　四、组织岗位培训，取得技术支持
　　由于种种原因，中小企业往往只重视软件硬件的购置和安装，不重视对相关人员进行培训。而实际上，由于中小企业在人力资源的相对落后，更需要作好相关人员的培训工作。培训方式可以多种多样，离岗培训和在岗培训都可以，目标是一方面让相关人员掌握工作的知识和技巧，另一方面增强他们的信心和运用财务软件的主动性和积极性，提高工作效率。
　　取得技术支持也是中小企业应进行的重要工作。中小企业一般不具有内部的技术支持部门和充足的技术支持人员，因此，寻求外部支持，建立稳固的外部支持联系是很重要的。常用的方式是在购买软件时就与软件商约定建立密切的合作关系。不但在安装调试过程中要有技术人员在场，在软件运行几个星期后，还要请技术人员来进行检测。在软件运行出现问题或是企业对软件提出新的要求时，也要及时请技术支持人员进行指导。