物业企业应收账款管理的应对之策分析

物业企业应收账款管理的应对之策分析
1、基于外部因素产生应收账款的应对之策

①对欠费的业主欠费原因进行分析,根据不同业户的信誉情况实行不同的信用授信.

②加强与业主的沟通,换位思考,用心与业主沟通交流,帮助他们解决问题,进一步换取业主对企业服务的认可.

③加强应收账款对账与催收的日常管理工作,获取业主对应收账款的书面确认资料.

根据相关法律法规的规定,物业管理企业不得使用停水停电等措施催收欠款,考虑到物业管理行业的特殊性,企业对应收款项的催收多采用提高物业管理服务质量、加强有效沟通的方式来促进应收款项的回笼.如果通过法律诉讼手段催收款项,既费时又费力,还会产生一些不必要的麻烦,所以诉讼是物业管理企业催收欠款的保留手段.诉讼时对证明材料的提供、诉讼时效的要求较严格,所以平时物业管理企业应做好日常催收与对账的相应资料的收集工作,并注意诉讼的时效性.

2、基于内部因素产生应收账款的应对之策

加强应收款项的内部管理,应该注意以下事项:

①根据不相容职位分离的原则加强内部管理

岗位职责的设立需要根据流程的关键点来设置,对于代收代付的内部管理流程一般为"抄表-复核-制作收费台账-发《缴费通知单》-收费",根据不相容职位分离的原则,这几个环节的操作人员应为不同职位的人员,抄表人与复核人分离,制作收费台账的人员与收费分离,数据录入软件后相关人员不能有修改的权限.通过职位的分离,各自履行各自的职责,并实行必要的轮岗制,以防止人员串通修改数据.

一般来说,人员的设置上抄表人由工程部派人,复核人由物业部派人并按复核抽查的比例进行抽查,制作收费台账的人员由物业部门派人,收费员由财务部或者由物业部派人兼职,对前台收费软件数据的修改的权限一般由财务部掌管并需设定数据修改的管理流程,各部门互相牵制又互相合作.

②加强管理流程过程的管理

整个流程的管理过程中,需要注意以下几个方面:

企业抄表时间尽量与收费单位抄总表时间接近,复表时间尽量与抄表时间接近,以减少因时间的不一致而使数据差异过大,导致无法分析差异产生的真正原因.

工程部与财务部应对每月的收付情况进行分析,分析产生差异的原因.

从总量方面看,相关单位抄的总表数与企业抄的分表数据汇总的对应差异,剔除因抄表时间的不一致而产生的合理差异后,查看是否还存在差异.

从结构方面看,需要对产生异常的分表进行分析,分析是表坏了,还是业主自己造成的,或者是其他原因.

日常管理过程中,会遇到表坏了、爆管等非人为原因造成的差异,也会有人为原因.特别是管理业户多的项目,一些经办人员因平时的工作与业户交往过密,或者一些个人的原因,在抄表的过程中人为的不抄或者少抄,在制作台账的过程中少计读数,使得业户少交费用,而该部分作为公司的经营成本由公司承担了.这就要求相关管理人员对数据要敏感,并且需要加强对相关数据的复查力度,需要结合前几个月、上一年的数据作为参考来分析.

3、利用公司政策促进应收款的催收回笼

物业管理企业在日常管理过程中都有考核方案,有各种考核指标,如安全事件的发生率、客户满意度、经营指标等,经营指标中应收账款的回收率应作为一个重要的考核指标.

若应收账款回收率设置为:应收账款回收率=当期收回的款项÷当期应收款项,这样容易造成期初数越积越多.

在此建议回收率的公式修改为:应收账款回收率=当期收回的应收款项÷(期初应收款项余额+当期应收款项)

在会计核算上在确认应收款项时建议将一些常规的收入与代收项目都通过"应收账款"科目进行核算以反映整个应收与收到的过程,回收率的考核基数标准可以根据项目的实际情况而定,超过则提出一部分与其他的经营指标结合作为奖励基金以促进应收款项管理部门对应收款的催收.

结合物业管理行业特殊性,建议应收款项的管理由物业部担责管理,作为物业部的一个考核指标.因为物业部是一个综合性的部门,相对其他部门,该部门与业户的交往更密切,对业户的情况了解更充分,将应收账款回笼考核与该部门捆绑后,更利于提高物业管理的综合服务质量,便于资金回笼.