怎样保证机内记帐凭证正确无误

一、把住凭证输入关
　　
　　(一)把住原始凭证输入关。有些帐务处理软件只要求输入原始凭证，而由计算机的帐务处理软件根据输入的原始凭证自动生成记帐凭证；而大多数帐务处理软件则要求输入记帐凭证。对于第一种情况，只能适应生成一借一贷的记帐凭证。而当输入的原始凭证，对应生成的记帐凭证为多借一贷或一借多贷或几张凭证时，就要求操作人员考虑如何选择有关科目或记帐凭证。因此，需要操作人员至少懂得基础会计及企业会计的基本常识，熟悉本行业的会计制度与财务制度，同时还需要高度的责任心，以避免机内记帐凭证错误百出，确保机内记帐凭证的正确无误。
　　
　　(二)把住记帐凭证输入关。对于要求输入记帐凭证的帐务处理软件，实际工作中通常采用的有两种方法。一是先由会计人员填好纸质的记帐凭证，然后再由操作人员将其输入计算机形成机内记帐凭证。机内记帐凭证与纸质记帐凭证的内容可能不同，甚至会有很大出入。可能是某些操作人员对会计业务太生疏，或是责任心不强，或是没有好的职业道德等所致，因此，要想把住输入关，一方面可以由填制记帐凭证的会计校对；另一方面可以加大记帐凭证的审核力量，以确保机内记帐凭证的正确无误、二是由会计人员根据原始凭证直接在计算机上输入记帐凭证，或先由会计人员填好纸质的记帐凭证，然后再由本会计人员将其输入计算机形成机内记帐凭证。为了减少机内记帐凭证的错误，除要求输入记帐凭证的人员(简称制证人)具有有关会计知识外，还要求其具有相应的计算机操作知识、较强的责任心和良好的职业道德。

　　二、把住记帐凭证的审核关
　　
　　手工编制的记帐凭证需经指定人员审核签字或盖章后传给记帐人员记帐，审核凭证是手工核算内部牵制的重要手段。会计电算化后，记帐工作由帐务处理软件完成，通过记帐凭证的审核可以检查制证人是否正确地输入了凭证，防止有意或无意的输入错误发生。如发现错误，应让制证人修改后再审核。会计电算化后的记帐凭证审核，不仅包括手工审核的内容，而且更强调机内记帐凭证与纸质记帐凭证的一致性检查。
　　
　　按会计制度有关规定，对同一张记帐凭证制证与审核不允许是同一人。凭证填制完毕，应由非制证人且具有审核权限的人进行审核。经过审核签字的记帐凭证就可以记帐了。因此，记帐凭证的审核是作为保证机内记帐凭证正确无误的最关键一环，也是最后一关，要求审核人员具有较强的业务素质和思想素质，才能保证输入及修改后的机内记帐凭证的正确无误。

　　三、把住记帐凭证的修改关
　　
　　为了保证记帐凭证的正确无误，任何时候发现记帐凭证有错误，都必须修改，直到正确为止。
　　
　　(一)在填制该张凭证时发现错误的修改。无论专用帐务处理软件还是通用帐务处理软件，其填制凭证功能几乎都是采用的全屏幕操作方式。在填制该张凭证时发现的大部分错误，如日期、附单据、摘要、会计科目和金额的错误，都可以将光标移到错误处直接修改；如有少数内容不能修改，可放弃该张凭证。
　　
　　(二)未经审核签字发现错误的修改。记帐凭证填制完毕，无论是制证人发现的错误还是审核人发现的错误，只要审核人未签字，最简单的修改方法是进入填制凭证功能，找到错误的那张凭证，将光标移到错误处便可以直接修改。如果只是凭证类别等不影响会计帐簿最终结果的错误，便可不修改。
　　
　　(三)模拟记帐或试算平衡时发现记帐凭证错误的修改。如果未经审核签字，可以采用上列(二)的方法修改；如果已经审核并签字，可以先由审核人取消签字，然后再修改。
　　
　　(四)记帐后发现记帐凭证错误的修改。记帐后如果发现大量的记帐凭证有错误，当软件提供有“恢复到记帐前状态”功能的，先使用该功能将帐务处理恢复到记帐前状态，然后再采用上列(三)的方法修改；假如软件没有“恢复到记帐前状态”的功能，还可以先利用硬盘备份或软盘备份(记帐前的备份)将其恢复到记帐前状态，然后再修改。
　　
　　记帐后如果发现少量的记帐凭证有错误，或虽发现大量的记帐凭证有错误，但无法恢复到记帐前状态，则应区别不同情况采用类似于手工做帐中的补充登记法、红字更正法(会计电算化称为“负数更正法”)，予以修改，然后审核签字、记帐。
　　
　　(五)结帐后发现记帐凭证错误的修改。结帐后发现记帐凭证错误，可以像手工一样留待下月修改；也可以先利用软件功能或结帐前备份将帐务处理恢复到结帐前状态，然后再采用上述(四)的有关方法修改。